Scanfact : comment supprimer la saisie manuelle des factures fournisseurs
Dans la plupart des TPE et PME, les factures fournisseurs suivent encore le même chemin : une pièce arrive par mail ou par courrier, quelqu'un la ressaisit dans le logiciel comptable, la classe, puis la fait valider. Dix minutes par document, des erreurs de saisie, et des pièces qui dorment dans une bannette. C'est précisément le genre de tâche qu'une IA sait faire aujourd'hui, mieux et plus vite qu'un humain fatigué un vendredi à 17 h.
Pourquoi la saisie manuelle coûte plus cher qu'elle n'en a l'air
Le coût visible, c'est le temps : à raison de quelques minutes par facture, une entreprise qui en traite deux cents par mois y consacre plusieurs jours de travail. Le coût invisible pèse davantage. Une inversion de chiffres sur un montant, un taux de TVA erroné, une échéance mal reportée : chaque erreur de saisie se paie plus tard, en avoirs, en relances fournisseurs, en pénalités de retard.
Et il y a l'effet bannette. Une facture qui attend d'être saisie est une facture invisible pour le pilotage : le dirigeant croit avoir de la trésorerie qu'il n'a plus, l'échéance passe, le fournisseur relance. Le problème n'est pas la comptabilité, c'est le délai entre la réception du document et son existence dans le système.
Ce qu'une IA sait lire aujourd'hui
Capture d'écran de l'application — données de démonstration
Les outils de reconnaissance ont changé de génération. Là où l'OCR classique butait sur les mises en page, les modèles actuels lisent un PDF propre, une photo de facture prise au téléphone, et même des mentions manuscrites sur un bon de commande ou un contrat signé au salon.
Concrètement, l'outil extrait le numéro de document, l'émetteur, les montants, les dates, les conditions de règlement, et affiche pour chaque champ un niveau de confiance. Vous validez d'un coup d'œil ce qui est sûr, vous corrigez l'exception. La ressaisie disparaît ; il reste un contrôle, qui prend quelques secondes par pièce.
Scanfact : le scan qui alimente directement vos outils
C'est ce que nous construisons avec Scanfact, notre brique de numérisation intelligente. Vous scannez la pièce, l'IA en extrait les données, et la suite se fait sans vous : la facture est créée, numérotée, archivée.
Le point décisif n'est pas le scan, c'est le couplage. Scanfact n'est pas une application fermée : c'est une brique logicielle conçue pour se brancher, par API, sur ce que vous utilisez déjà. Votre ERP, votre logiciel comptable, votre CRM. Les données extraites y sont poussées directement : écritures dans la comptabilité, fiches fournisseurs mises à jour, règlements suivis. Sans export manuel ni double saisie.
Et parce que l'outil est développé sur mesure, il apprend vos gabarits de documents et vos règles de gestion, pas l'inverse. Une fois la brique en place, chaque nouveau flux documentaire devient un candidat à l'automatisation : bons de commande, contrats, notes de frais. C'est un socle qui grandit avec l'entreprise, et c'est ce qui en fait un investissement à très fort potentiel.
Un exemple : du contrat signé à la facture émise
Notre démonstration reprend un cas réel, celui d'un salon d'art. Un contrat de stand est signé à la main par une exposante : nom, stand souhaité, tarif, options, tout est manuscrit. Le document est scanné tel quel.
L'IA lit l'ensemble, y compris l'écriture manuscrite, et remplit la fiche : type de document, client, montants, conditions de règlement, chaque champ avec son niveau de confiance. Un clic de validation, et la facture part, numérotée dans la série de l'entreprise, avec son échéancier d'acompte. Le tableau de bord suit ensuite les encaissements au fil des règlements.
Durée totale de la chaîne, du scan à la facture envoyée : moins d'une minute. Les captures d'écran qui illustrent cet article viennent de cette démonstration, avec des données fictives.
E-facturation 2026 : le bon moment pour s'équiper
La réforme de la facturation électronique donne un calendrier : réception obligatoire pour toutes les entreprises en septembre 2026, émission progressive jusqu'en 2027. Les factures circuleront en formats structurés comme Factur-X, pensés pour être lus par des machines. Nous avons détaillé le calendrier dans notre dossier sur la réforme de la facturation électronique.
Autrement dit, vos flux de factures vont devoir se numériser de toute façon. Autant en profiter pour traiter le problème à la racine : non pas seulement recevoir des fichiers conformes, mais faire en sorte qu'ils alimentent vos outils sans intervention humaine.
Combien de temps pour le mettre en place ?
Quelques jours, pas quelques mois. La brique existe ; le travail sur mesure consiste à la brancher sur vos gabarits de documents et vos logiciels, puis à ajuster les règles de gestion avec vous. Nous commençons toujours par un diagnostic de vos flux documentaires : quelles pièces, quels volumes, quels outils en bout de chaîne.
En août, le diagnostic est gratuit et le chiffrage vous parvient sous 48 heures, à conditions préférentielles jusqu'au 31. Si votre équipe ressaisit encore des factures à la main, c'est le bon moment pour arrêter.
Sources
Direction générale des Finances publiques — Facturation électronique pour les entreprises
France Num — Accompagnement à la transformation numérique des TPE et PME
Bpifrance — Financements et aides à la numérisation des entreprises
Questions fréquentes
Qu'est-ce que Scanfact ?
Scanfact est une solution technologique sur mesure qui automatise la lecture, l'extraction de données et l'intégration de vos factures fournisseurs directement dans votre outil comptable.
Comment fonctionne l'extraction des données ?
L'application utilise des algorithmes d'analyse visuelle et textuelle pour identifier les informations clés d'une facture, comme le fournisseur, les montants et la TVA, avant de les soumettre à une validation humaine rapide.
Scanfact est-il compatible avec mon logiciel de comptabilité ?
Oui, l'outil est développé sur mesure pour exporter les données lues exactement dans le format structuré requis par votre logiciel comptable ou votre expert-comptable.
Combien de temps faut-il pour déployer cette solution ?
Le développement et l'intégration complète de Scanfact dans votre entreprise prennent entre cinq et quinze jours, installation et accompagnement inclus.
L'outil respecte-t-il la réglementation sur la protection des données ?
Oui, la solution est entièrement conforme aux exigences du RGPD et les données sont hébergées de manière sécurisée en Europe pour garantir la confidentialité de vos informations financières.